【コドモンの働き方 Vol.1】フルリモートワーク切り替えと「今」円滑に業務が進むよう取り組んでいること

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リモートワークのアイキャッチ

こんにちは!コドモンHRチームの徳永です。

このたびの新型コロナウィルスに罹患されたみなさまと、感染拡大により生活に影響を受けられているみなさまに、心よりお見舞いを申し上げます。また、このような状況下にもかかわらず、本記事をご覧いただきましてありがとうございます。

私たちは、保育園をはじめとしたこども施設向けICTシステム「コドモン」を提供している会社です。毎年この時期(年度末の3月と年度はじめの4月)は、新しくサービスを利用し始めた施設からのお問い合わせが最も多い繁忙期となります。

そして、サービスを提供する保育園・幼稚園・学童・小学校等も、卒園・入園シーズンで大忙しです。そんな繁忙期に、さらに世界中で猛威を振るう新型コロナウイルスの影響で、先生・職員の方々は、感染のリスクと隣り合わせの中、こどもたちのために毎日お仕事をされている状況です。この場を借りて、先生・職員のみなさまに御礼申し上げます。(# せんせいありがとう)

先生・職員の業務負担軽減を支援している私たちとしては、少しでもお役に立てるよう業務を止めずに、利用施設の支援と働く仲間の安全対策を進めています。今回は、コドモンがフルリモート切り替えに至るまでの流れや意思決定のシーン、パフォーマンスを維持するために実施している取り組みについてまとめました。

通常時のコドモンの働き方

定時は9:00 – 18:00です。残業も多いというほどではなく、20時くらいにはほぼオフィスに人がいなくなります。子育て世帯も多いため、送り迎えでの時間差が必要であったり、早く帰らなければいけないメンバーもいます。一方でサポート窓口の受付時間が9:00 – 19:00であることから、サポートチームではシフト勤務をしていたりもします。さらに、セールスメンバーは訪問・出張も多いため、直行直帰や合間時間のモバイルワークを行っていました。

また、各職種の多様な働き方を支援できるように、今回の緊急フルリモートワーク移行前から、週2日まで申請制でリモートワークの利用を可能とし、フレックスタイム制度の活用も促進してきました。

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(コドモン会社紹介資料より)

元々は、開発チームから「自宅で集中して作業したい」「満員電車移動を避けた方がパフォーマンスが上がる」という声があがり、リモートワークやフレックスタイム制度のトライアル運用が1年ほど前から始まりました。

トライアル運用をはじめる際に経営メンバーが不安に感じていたことは、パフォーマンスの低下です。「自己管理が重要になる中で、パフォーマンスを出せるのか」という点は、やったことがないからこそリスクを感じていました。そこでいきなりすべてOKではなく、少しずつ確かめ合いながらリモートワークやフレックスタイム制度の対象範囲を広めてきました。

声を上げてくれた開発チームが変わらぬパフォーマンスを発揮してくれたことで、その他の職種への展開はスムーズに実施されましたし、今回のフルリモートワーク切り替えの際には、不安を抱えることなく迅速に判断できる状態になっていたと思います。

新型コロナウイルスが広がり始めの対応

ここで、当社の新型コロナウイルス対応について時系列でご紹介します。

中国で、爆発的に感染が拡大し、感染者数が10,000人ほどになる頃、日本はまだ100人にも満たない(※)中で、代表の小池から経営メンバーのSlackチャンネルで指示がありました。

(※東洋経済Online 新型コロナウイルス国内感染の状況より)

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かなり早い段階での意思決定に驚きましたが、この指示をキッカケに「コロナ対策は迅速に」という意識が、私の中にも強く芽生えました。

翌日の朝には全社向けに最初のアナウンスをしましたし、広報からリリースも出しています。

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先ほど述べたように多様な働き方がある中で、迅速に対応をすることを優先した結果、熟考できていないこともあって、実際に「私たちはどうすれば?」というご指摘をもらうこともありました。そのため、あがってくる声に合わせてリアルタイムで方針をバージョンアップして、アナウンスしています。

「働く仲間の安全を守る」という点において、感染リスクがどれくらいあるかを冷静に見極めながら対応のレベルを上げていく必要があると心の準備をしていましたが、、、

一方で、コドモンの利用施設は、社会インフラとしての使命を果たすために通常通り業務をされており、施設内の徹底した消毒や、先生・職員の検温や体調管理など、ただでさえ負荷の高い時期(卒園・入園シーズン)に、さらに業務が増えてしまっている状態です。

それを少しでも解消するためにICTを活用いただくことが必要なので、繁忙期にサポートや新規問い合わせのパフォーマンスが下がらないように体制は整えておかねばなりません。すると、どうしても出社したほうが環境は整っており、良いという思いも生まれてしまって、働く仲間の安全対策と利用施設の支援を両立するための難しい判断が続きました。

それでも、こうした早い段階で「リモートワークとオフピーク出勤推奨」をしたことによって、一斉に切り替えではなく徐々に移行となり、特段の混乱もなくスムーズに進んでいたと思います。これまでに、インターネット接続さえできれば、自宅でも顧客対応が可能な状態を整えてくれたインフラや開発、情シスチームには感謝しかありません。

もうひとつ、意思決定を早められた理由には、インサイドセールスの確立があります。

約1年半前からコドモンでは遠隔商談(訪問なし)の構築が始まりました。チーム設立は2019年度に入ってからですが、急速に拡大し、遠隔商談での比率が5〜6割まで上昇していました。

「出張や訪問によって新型コロナウイルスを持ち込んでしまうのではないか?」という懸念もなくサービスのご案内ができる状況が出来上がっており、利用希望施設への支援がほぼ例年通りできています。

フルリモートワークへ切替

2月末、ついに休校となるケースが出てきたタイミングで、一部フルリモートへ切り替えがはじまりました。しかし、業務上、出社しなければ業務ができないメンバーもおり、そうした場合にどう対応していくかも課題となりました。

代表の小池が、承認だけでなく「ゲーム機をおく?」という前向きな提案までしてくれたことは働く仲間にとっても気持ちの良い反応で、人事としてはありがたいなと思いました。

これは非公開チャンネルでのやりとりなので、はじめて公開されます(笑)

そして、全体へのアナウンスを実施しました。

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時を同じくして、実はこんな発表もしました。働く仲間の安全対策はもちろん迅速に行いつつも、活用対象となる施設が困っていることに対して「何ができるのか」を考え、無償提供を決断。

【休校支援】「CoDMON(コドモン)」小中学校・高等学校向けに、保護者連絡機能の無償提供を決定 3月5日木曜日リリースへ

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リモートワークの中で、Slackでのコミュニケーションを中心に議論し、一気に準備を進めていきました。(このリリースを1日で実現したやりとりと一体感に身震いしました。)

こうした動きをしながら、状況が好転することを祈っていましたが、むしろ感染者数は拡大し、状況は厳しくなる一方でした。「医療崩壊の危機」「ロックダウン」「緊急事態宣言」といった言葉が出てきて、全メンバーのフルリモートへ切り替えを念頭に入れながら、連日の報道をチェックしていました。

3月末に、小池都知事より「不要不急の外出自粛要請」が発表されたのを受けていよいよ実施です。

現在は、原則フルリモートへ切り替えを行い、全社会議や4/1入社のメンバーへのオリエンテーションもリモートで実施をしました。Online入社式も各社さん対応されていたり、新たな働き方を強制的に模索する機会になりましたね。

フルリモートという未知の世界での業務に取り組む中で、「チームワークをどう保っていくか」「パフォーマンスを下げないために何が必要か」会社として考えながら取り組んでいる施策についてご紹介します。

その前に、コドモンの最新の方針はこちらです。(※宮崎オフィスも同様の対策を実施)

▼ 非常事態宣言が出ているエリアでは、原則フルリモート勤務。
▼ 公共交通機関を活用しての移動を伴う出張や出社に関しては、Mgr承認または社長承認必須。
▼ 一部オフィスでしかできない業務は残るため、公共交通機関を利用しなくて済む場合には、出社は可能。出社する場合は、以下を厳守。
 ▽ マスクの着用必須
 ▽ オフィス到着時に手洗いうがいの徹底
 ▽ 出来るだけ常に換気をしておく、締め切るのは最大でも2時間以内として換気を行う
 ▽ 隣の席には座らない(1人席以上あけて座る)
▼ 保育園等の休園・学校の休校でパフォーマンス維持が難しい家庭に対し、勤怠緩和施策を実施
 ▽ フレックスタイム制度のフレキシブルタイム・コアタイムを一時的に解除
 ▽ 入社半年以内で有給がない場合、半年後に付与される日数を事前付与

全社共有MTGのリモート開催

コドモンのサポートは現在、宮崎オフィスが担っています。また、オフィスも全部で3拠点のため、全社会議のリモート化はかねておりチャレンジが進んでいました。最初は接続がうまくいかず音が出なかったり、画面が映らなかったり、アナウンスでミスリードして参加できない人が出てしまったりと問題が多々ありましたが、回を重ねる毎に精度は高まってきています。

フルリモートになると、仲間と顔を合わせる機会が貴重になりますし、方向性の認識を合わせたり、各チームの状況を知るための時間の重要性を再認識しています。さらに、録画機能を使うことで参加できなかったメンバーが、後ほど閲覧できるようになって情報共有がしやすくなりました。

活用しようという意識が高まったことで、こんなTipsも共有されています。

【meet利用時のポイント】

リモート業務でのmeet(以外もですが)web会議で、快適に使うためのポイントを共有します。ツールの良し悪しではなく、前段階の部分になります。

1)PC、回線のパフォーマンスを引き出す。安定させる。
  ・電源をつなぐ。(Notバッテリ稼働)
  ・可能なら有線LAN接続
2)マイクに気を使う
  ・ヘッドセット、マイク付きイヤホンなどを使う。(有線がベスト)
3)meetを見やすくするchrome extensionの紹介。
  ・「Google Meet GridView」を使うと、グリッド表示ができるようになります。

業務開始&終了報告等の運用ルール

フルリモートで業務を行う際のルールとして、下記のように定めています。

・各チームの勤怠チャンネルで報告をすること
・業務開始時の報告で1日のtodoを書き出すこと
・休憩取得と業務再開の報告をすること
・業務終了時にtodoの進捗を報告すること

「どこまで任せて、どこまで確認するのが良いか」の判断は、非常に難しいところです。メンバーのレベル感によっても変わってきますが、コドモンではOKRを導入し始めたところでしたし、自立したメンバーが多いことから、基本的には「何をやるのか、どこまでできたのか」がわかる範囲の報告だけしてもらうようにしています。

マイクロマネジメントをし過ぎると「信用されていない?」という不信感に繋がり、ただでさえコミュニケーションミスが起きやすいフルリモートワークでは、「やり過ぎ注意」という判断をしています。

チェックインの開催

毎朝、各チームではチェックインという朝礼のようなものがオンラインで行われています。絶対参加!というような硬い形ではなく、「おはよう」「今日もがんばろー」という掛け声をしたり、各チーム内での連絡事項や共有等を行う時間です。

各チームで内容は少しずつ違うのですが、共通して下記のような運用をしています。

・毎回、司会者が設定される、司会者はチェックインの最後に次の司会を指名
・司会に指名されている人はオープニングトークをする(テーマがあったり、フリーだったり)
・カメラは基本的にOn(顔合わせるのが目的なので)
・業務で予定が入っていたり、家庭で忙しい場合は参加しなくてOK

チェックインに関しては、スタートアップの支援をされている前田ヒロさんという方が、書かれている「リモートワークを実施するチームのマネジメントをマスターする」が社内でシェアされたことがキッカケでした。

「◯◯の部屋」の常設

オフィスで業務をしていると気軽に話しかけられるけど、フルリモートワークになると、どうしてもslackに頼った文字ベースのコミュニケーションが多くなりがちです。そこで、マネージャーは必須、各メンバーは作成自由でいつでも会いにいけるようにHangouts Meetに常時ログインというのをしています。

(個人的にはオフィスにいると話しかけられるのに、meetには来ないので寂しい)

フルリモートになると業務には集中できるものの、コミュニケーション量は減ります。特に、Face to Faceの時間は減りますし、気軽に確認・質問ができないという点は大きな課題でした。Slackのプロフィールに記載するようにして、アクセスしやすくしてからは訪問の頻度があがりました。

環境整備支援

冒頭でも話にあがりましたが、安全対策はしつつもパフォーマンスをどう担保していくかというのがフルリモートにおける大きな課題になりました。

例えば、夫婦でフルリモートになると、作業場所の取り合いになったり、会社ならデュアルディスプレイ(複数画面)での作業ができるが、自宅にはないことが多く、どうしても作業効率は下がります。また、椅子も床に直座りだったり、リビングの椅子だったりして、長時間の作業には向かず、体調にも影響を及ぼす場合があります。

こうした環境を少しでも緩和し、働きやすい環境にするための支援も行っています。実施にあたり、事前にアンケートを実施しました。

当初10,000円くらいの補助でどうかと思い、自宅の環境やパフォーマンスについてもアンケートを行ったのですが、「同等のパフォーマンスを目指して環境を整える」となるとなかなか厳しそうだなというのが結果でした。

めちゃくちゃ儲かっている会社なら何も問題ありませんが、僕らはまだまだ小さなベンチャー企業。もちろん何でもかんでも叶えてあげられるわけではないのですが、会社として出社を止めてもらっている以上、何かしらの支援をする必要があると考え、最大5万円までとして環境整備の支援をすることに決めました。

これも後出しでルールを追加したり、申し訳ない面もありましたが(笑)

それぞれの自宅の課題に合わせて、デスクと椅子を購入したり、wifiを契約したり、レンタルしたり、画像にもあるようにディスプレイを追加したりしています。承認したら、情報システムチームのメンバーにamazonで買ってもらって、自宅に送るというなんともイマドキな対応です。

リモート飲みの実施と補助

環境は整備できたとしても、コミュニケーションが減ることはどうしても課題として残ってしまうので「リモート飲み会」を支援し始めました。元々、達成会をする予定だったのに、自粛となってしまってできなくなったICT推進チームから声があがり、リモート飲み会で購入したお酒や食べ物を経費精算できるようにしています。

ちょっと交渉の様子もご紹介しちゃいます(笑)

もちろん、全部のリモート飲み会に補助を出しているわけではないのですが!!

会社でオフィシャルにやろうとしていた達成会など、Mgrが予算として使える部分を振替える形でOKとしています。実際に、ファミリーが参加しているケースもあり、通常だったらなかなかできない広がりも見せていました。

代表プレゼンツのコドモン体操

最後は、代表小池とご縁のあるパーソナルトレーナーの方が企画して始まった、メンバーの運動不足解消プロジェクトです。

火曜・木曜の週2回、運動不足解消とメンバーコミュニケーションを目的に、プロトレーナーによる「ストレッチ体操」「軽い運動」「マインドフルネス」といったメニューを15分ほどやっています。もちろん強制はせず、自由参加で、ご家族含めた参加可能です。

今回ご協力いただいた爽やかイケメントレーナー星さんをご紹介します。

【経歴】
1994年千葉生まれ。大学在学中、某大手フィットネスジムにてパーソナルトレーナーとして活動。医療従事者からスポーツ選手まで130名以上をサポート。卒業後、 不動産販売会社で働く傍らビジネスマンを対象としたパーソナルトレーナーとしてキャリアを積む。
2019年12月に株式会社ビザルトを創業し、栄養学と栄養疫学に基づいた科学的アプローチを強みとした栄養指導サービス「食シェルジュ」、オンラインフィットネス「テレトレ」を運営。

ご興味ある方は、ぜひお問い合わせください!

まとめ

本当はこの期間、すごく試行錯誤したので軽い気持ちで備忘録的に書き始めたのですが、書き始めると多くの取り組みを短期間に実施しており、書き起こすのが大変でした(笑)

望ましいことではありませんでしたが、新型コロナウイルスをきっかけに働き方をリデザインする時が来ていて、個人的には「強制働き方改革」のチャンスだと思っています。働く仲間の安全を守りながら、お客様を支援するという点はもちろん変わりません。そのための環境を整備し、今なお最前線でこどもたちを預かり経済活動を支えるこども施設の先生・職員の方々の負担を少しでも減らせるようにコドモンは一丸となって邁進していきます!

こういう時だからこそ、積極的にチャレンジし、多少の失敗には目を瞑りながら、大きな改革のきっかけができたら面白いですね。最後までご覧いただきありがとうございました。