日報は、成長につながる魔法のツール?!

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日報は魔法のツール!

いつもCoDMON Blogをご覧いただき、ありがとうございます。

人事・採用担当の徳永です。

 

急成長中のコドモンには、毎月新メンバーが増えています!!

インターン、第二新卒、若手、キャリアと経験もスキルセットも違うメンバーが集まる弊社では、業務状況をお互いに把握するために「日報」を書いています。

 

みなさんの会社では、日報は書いていますでしょうか?

 

私が新卒で入社した楽天でも、新人は日報を書き、一定期間を超えると週報を提出していました。それが当たり前だと思っていましたが、全く日報を書く文化がなかったり、企業によっても考え方、取り組み方は様々のようですね。

あくまで対面してきた人の統計になりますが、日報のような業務報告をしている多くの方が「強制的にやらされるめんどくさいもの」という印象を持っていて、あまりポジションなものではありませんでした。

私も日報や週報の提出を指示されて書いていたはじめの頃は、とにかく書くのが嫌でした。

その1番の理由は、提出しても誰からも返信がこないことがほとんどだったからです。誰が読んでいるのかわからない日報には正直、書く価値を感じることはできませんでした。

残念ながら多くの現場では似たことが起こってしまっていて、「日報を提出すること」がゴールとなっていると思います。

 

実は先日、社内でも日報について議論する機会があり、、、

あれ?意外と自分が経験してきたことやノウハウは伝えることで役に立てるのかもしれない?!これは一度文章に起こして残しておこう。と思いました。

ノウハウを残す

今回は、不満から始まった日報の使い方を変えたことで、自身の成長につながり、マネジャーとなってからは日報を活用して素晴らしい仲間といいチームづくりができた経験をご紹介したいと思います。

ちゃんと使えば魔法をかけたように自分自身も成長でき、チームビルディング・マネジメントもうまくいく日報の活用方法!!です。

以下、こんな感じの流れで書きます。

  1. 日報とは?
  2. ほぼ意味のない日報はやめる!
  3. 日報は誰のために書く?
  4. 日報は成長につながる魔法のツール
  5. 日報はチームビルディング、マネジメントにも効果抜群

 

日報とは?

あまりいないかもしれませんが、そもそも日報ってなに?という方のために一般的な考え方からご紹介します。

日報は、日毎の業務内容を管理者に報告するものです。目的は、各メンバーの業務について状況を上司が把握することにあります。

日報以外にも同じ目的で、報告頻度が変わる週報や月報などもあります。

提出フォーマットは、メールやファイル形式、最近だとチャットツールそのまま打ち込むなど、企業によって様々です。

また、一般的な報告対象は管理者ですが、今はシェアの時代!同僚などにも公開されていることも多いです。

ほぼ意味のない日報はやめる!

毎日書く日報は、現場で負担に感じる人も少なくありません。そこでやってしまいがちなのが、“内容を薄くすること”です。

箇条書きで業務だけ書いてあるなど、1~2分で書けるようなものにしてしまいがちですが、これではほとんど意味がありません。もしそのような内容なら、進捗管理表やto doリストをつくり、それを更新し、共有した方が適切です。

そもそも毎日という頻度で業務報告が必要なのは、

  • 自分が日々何に時間を使っているか把握できていない
  • 振り返りが習慣化されていない
  • ネクストアクションが明確になっていない
  • 会社が求める成果を出せておらず、評価を得られていない

といった常に状況を確認し、成果を出すことや、そのために必要な成長をサポートする必要があるメンバーです。そんなメンバーがやったことだけを書いても成長にはつながりませんし、成果も出ません。

なぜなら、書いた本人が1日を全く振り返えられていないからです。

振り返りイメージ

項目の羅列だけでは、振り返りが浅く、見た人もフィードバックができません。そんな無意味な時間は過ごさない方が書く方も読む方も幸せですからやめるべき!

とはいえ、成果を出し続けるためには、自分でPDCAを回していく必要があります。そのためには、振り返りが必要ですし、周囲からのフィードバックも、もらえた方が格段にその質は上がり、成果も出しやすくなります。

だからこそ、私はたとえ負担になってもプロセスやボトルネックに目を向けられるような内容まで日報の精度を上げることをオススメしています。

(マネジャーとしては、強制していた?笑 元チームメンバーの視線が怖いです…)

 

日報は誰のために書く?

やらされ業務の1つになると、質を高めようという意思はなかなか生まれません。そこで、あらためて考えておきたいのは、日報は誰のために書くのか。という視点です。

一般的な考え方では、管理者への業務報告ですが、自分のために書くものでもあります。

日報は、毎日貴重な時間を使って書くものなので、1分1秒たりとも無駄にしないようにしたいですよね。

成長したくない。と言われてしまうと元も子もないのですが、こんなblogをここまで読んでいる方ですから、きっと成長したいと思っていると勝手に思っています。「日報は自分のために書く!」と強い気持ちを持って、ぜひ使い方を変えてみてください。

私自身は、この考えに変わったタイミングから一気に変わりました。次の項目では実体験に基づき、どんな内容で日報を書いてきたのか、ご紹介したいと思います。

 

日報は成長につながる魔法のツール。

魔法なんて大げさな!と思った方は、ぜひ1年間これからご紹介する内容を書き続けてみてください。必ず成長できますし、上司・先輩・同僚からのフィードバックが増えたり、認めてもらえるようになったりします。

フィードバック

今の段階でオススメしている日報は、下記のような内容です。

  1. 時間毎の業務内容(to do)
  2. 目標対比の現状(進捗と結果)
  3. 課題と対策
  4. 翌日のアクション
  5. 所感(感じたことと明日への意気込み)

これによって、

  • 作業時間の把握
  • 目標の進捗確認
  • 1日の振り返り
  • 課題の明確化
  • 翌日の業務整理
  • 管理者へ質の高い状況報告
  • SOSの発信

といったことが、可能になります。

PDCAでいう「Plan」は人事制度によって目標(期待されること)が定まっていますので、日々「Do」していくわけですが、日報をこれだけきっちり書くと「Check」「Act」の精度が格段に上がります。

自問自答

もう少し具体的な問いかけを書いていきます。

  • 今日は何をする予定だったのか?
  • 計画通りに進んだのか?
  • 一日、何に時間を割いているのか?
  • それは適切なのか?
  • 目標対比の進捗は?
  • うまくいった(いっている)要因、いかなかった(いっていない)要因は何か?
  • 発見した課題に対して、どのようなアクションをするのか?
  • その中で、明日取り組むことは何か?
  • それ以外に明日までに終わらせなきゃいけないことは何があるのか?
  • 発見した課題に対して、SOSが必要なものはあるのか?
  • ある場合は誰に何を聞きたいのか、助けてほしいのか?

こういった内容を自分に問いかける時間を持ち、やるべきことを明確にしていくと、、、あとはもうそれを愚直に実行するだけになります。

成長しない人、成果が出ない人の多くは、1日のアクションがふわふわしていて、それが正しいのかどうか、すぐに答えられません。これは能力の問題ではなく訓練不足。日報をうまく使いこなせば、成果を出すために不可欠な訓練を自然としてくれるのです。

そして、具体化に欠かせないのは上司・先輩・同僚からのフィードバック!

私たちの働く環境は、ネットの普及やPC・スマホの進化で、一人あたりが処理できる業務が格段に増えた結果、誰もが業務に追われ、あっぷあっぷしています。周りを見ながら仕事をしているほどの余裕はない!そんな環境です。

さらに追い打ちをかけるように、人手不足でじっくり教わる時代も終わってしまいました。そうなると、現場では研修もそこそこに実践で、成果を求められるのは当たり前。情報が溢れる時代なので、検索して必死に情報を集め、学習しながら成果を出していきます。

検索

それでも検索して得られる答えより、同じ道の前を進む人から進み方を教わる方が格段に早いですよね。

何も調べず、全部答えを聞くのはもちろんナンセンスですが、大事なことは成果を出すことであって、学習することではありません。1秒でも早く先を行く上司・先輩・同僚に追いつき、さらなる進化を遂げて成果を最大化し続ける方がはるかに大事です。

そして、そのためにも日報で上手にSOS発信を発信しましょう。

日報を単なる報告のツールではなく、相談や助けを求めるツールとして使うことができます。実は、多くの人は他人の日報をよく見ています。しかし、日本人らしく出しゃばってフィードバックすることはほとんどありません。

なので、欲しがることが大事です!なるべく具体的な状況や取り組んだことを事細かに書き、次はどんな手を打つつもりかを書くようにします。そうするとフィードバックしやすくなり、見ていた人がアクションしてくれるようになります。

さきほどご紹介した自問を元に振り返りを行って、答えて欲しい人に状況を理解してもらえるように書きましょう。

名前を挙げたり、疑問系にして書いたりすることも有効です。もちろん質問しに行けば解決することもありますが、誰に聞けばいいかわからない、聞いてしまっていいのか?という内容も日報をうまく使うことで疑問や不安を解消できます。

ここまでやり切ると、周囲からのフィードバックが増え、1日の振り返りの濃度が上がります。

魔法がかかった成長率

そして、魔法がかかるのはここからです!!

考える力、実行する力、改善する力が1日ごとに増していきます。振り返りからの自己学習やフィードバックを通して情報(知識・ノウハウ)も増えていきます。さらには、上司・先輩・同僚からの信頼を得られるようになり次の仕事が舞い込んできます。(これを信頼貯金がたまるなんて呼んでいます。)

チャレンジできること、新しいことが増えると、超えるべき壁が高くなり、さらに成長のペースは上がりますね。

尊敬する経営者の一人である楽天の三木谷さんも著書で、「毎日0.1%改善を続ければ1年後には37倍になれる」とおっしゃっていました。

楽天が掲げる成功のコンセプトは今でも私のビジネスパーソンとしての土台になっていますし、この0.1%の365乗という考え方を実際に経験してきたからこそ、日報を上手く使いこなせば魔法がかかる!と自信を持ってご紹介できます。

 

日報はチームビルディング、マネジメントにも効果抜群

さて、ここまではプレーヤー目線の内容をご紹介してきました。ここからはチームリーダー・マネジャーとして日報をどのように使ったかをご紹介したいと思います。

チームワーク

チームがうまくワークしない、なかなかメンバーが成長しない、結果が出ないというのは、管理職になると抱える課題です。「なんとかするのがマネジメント」なんて言い方もするくらいですから常にメンバーのことで頭を悩ませています。

私も、メンター、リーダー、マネジャーと様々な役割を通じて、マネジメントや人材育成に携わってきた中で、考えさせられるシーンにはたくさんであってきました。

とはいえ、新人リーダー、新人マネジャーですから、プロフェッショナルな技術を持って華麗にマネジメントできていたわけではありません。

とにかく必死で、自分がコミットしていたことは「話を聞く」「思い・考えを伝える」ということでした。その中で大活躍だったのが日報(週報も)でした。

日報は、最高のコミュニケーションツールだと思います。冷静に日々の成果・成長を確認できますし、記録に残してフィードバックができます。

さらに、忘れてしまいがちな「ありがとう」や「頑張ろう!」も添えることができます。

意外と・・・短な人への感謝って後回しになりがちで、さらに「後輩」「部下」という認識が強くなると「仕事はやって当たり前」という認識が強くなり、できていないことに目が向きやすくなります。

指摘や怒られるために日報を書くのは辛いですが、自分なりに頑張っていたことに対して褒めてもらえたり、応援してもらえたり、感謝を伝えてもらえたら「もっと頑張りたい!」と思えるし、日報もしっかり書きたくなるものです。

そんな考えのもと大事にしていたことが、この3つです。

  • 返信率100%で、メンバーの成長・成果発揮にコミットする!
  • 意見をどんどん吸い上げる!
  • 毎日、感謝を伝える!(応援する!)

これを続けるだけでチームやメンバーは本当に変化していきます。

斜に構えていた年上のメンバーが心を開いてくれたり、あまり意見を言えない人が意見を書いてくれたり、そういったやり取りをコメントはしないまでも見続けてきたメンバー同士が、自然に日報に返信したり、読んですぐコミュニケーションを始めたり、、、

マネジメントが必要なくなる瞬間です。

 

これ以上書くとマネジメント論になってしまいそうなので、これで最後です。

ここでご紹介した日報の使い方は、チームビルディング、マネジメントのゴールをどこに置くか、自分自身がどんなスタンスでリーダーやマネジャーをやるかで変わってきます。

参考になるかわかりませんが、私のスタンスを書いておきます。

  • ミッションを念仏のように唱える
  • 自分が持つノウハウを全力最速で共有する
  • 誰もがチームのミッション達成に向けて意見を言えるような環境をつくる
  • 上下関係は逆に考える(現場で汗水垂らす人に感謝、リスペクト)
  • 目標達成はメンバーのおかげ!目標未達はリーダー・マネジャーの責任!!
  • 面白い仕事はメンバーへ、しんどい仕事・つまらない雑務はリーダー・マネジャーへ

etc…..

さて、ここまでご覧いただきありがとうございました。

(長々とすいません…)

あくまで私の経験談を元に日報の使い方、取り組むスタンスについてまとめたものになりますので、もし「こんないいやり方もあるよ!」「うちではこんな感じでやっているので、意見交換しましょう。」などお問い合わせやご意見いただける場合は下記までお願い致します。

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人事・採用担当 徳永  宛
info@spine-lab.co.jp

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大学時代にインターン生として、プロバスケットボールチームの創設に携わり、19歳でそのチームのアンテナショップ兼バスケットボール用品専門店の立ち上げおよび初代店長を経験したことで、起業や事業づくりを志す。 大学卒業後、新卒で楽天(株)に入社し、BotC、BtoBのサービスを通して主に、組織構築や仕組み化、オペレーションの設計を行う。また、アウトソーシング先の企業へ出向し、組織の立て直しや教育を行い、事業成長に必要なリソースづくりを実現。その後は、新卒・中途新人の研修や教育も担当し、合計100名以上のビジネスパーソンを戦力化させる。 これらの経験を通して「事業づくりは人がすべて」と学び、人事評価制度や教育体制に興味を持ち、HR領域の責任者として、また創業期6人目の社員として(株)Housmartに参画。 1年半で4倍に成長した同社を管理・組織面から支え、営業・営業企画・アライアンス・広報など幅広く経験する。住宅購入の現場を見る中で、さらに根っこにある社会課題へのチャレンジを志して保育園経営支援サービス「コドモン」を運営する(株)スパインラボへ参画。