Kibelaでナレッジマネジメント始めました

とある開発者の朝 会社行く前にツイッター見よっと へー、こんなサービスあるんだ。うちでもやってみたいな。 ピコン あ、これツイッターで見たやつじゃん。 カタカタカタカタ まあ、でも社長を説得するのは大変そうだなー ピコン !!?? 申し遅れました。(株)スパインラボでコドモンの開発に従事しているハヤシと申します。 弊社では、数日前にこんなやり取りからKibela(ナレッジマネジメントツール)を導入することになりました。 ぼくは、強い組織はナレッジマネジメントが優れていると考えていて、まだ社内でナレッジマネジメントがされていなかったこともあってツールを探していました。 そんな時に、上記のような流れから代表の小池にKibela導入を進言し、言い出しっぺということでその運用を任されることになったため、今回は導入の背景と野望について書きたいと思います。 まだ手探り状態なので、すでにナレッジマネジメントがうまく行っている先輩企業さんからアドバイスを頂けたら有り難いです。 弊社代表小池も「イケてる企業はイケてるツールを使う」と考えていて、ナレッジマネジメント以外にも効率化・自動化を考えてツールを探しています。 社内で片手間に独自ツールを作るより、サービスとしてツールを作っている会社の製品の方が良いに決まっています。 他に任せられることは任せて、全リソースを自社製品であるコドモンの開発・運用に注いで日々コドモンをより良い製品にしています。 また、ターゲットとする業種・業務は違えどSaaS(Software as a Service)という観点では他社の製品とコドモンは同じ枠組みです。 単に利用者としてツールを使用するだけでなくサポート体制や画面・機能の作り方など、参考になることは多くあります。 他社製品の良いところを吸収してコドモンの開発・運用に活かしています。 課題感(なぜKibelaを導入しようと思ったのか) 現在弊社では、一部エンジニアを除いて知識や情報をドキュメントに残すという習慣がありません。 そのためメンバーがこれまで経験して得た知識が暗黙知として埋もれ情報の属人化が発生しています。 今は会社も小さく社員数も20名ほどなので全メンバーが1フロアで仕事をしています。 なので、分からないことがあればすぐに聞くことができます。 ただ、今後会社の規模が大きくなっていくと今までのようには行きません。 会社の規模が大きくなると部署ごとにフロアが分かれたり、顔を合わせたことのないメンバーも出てきます。 その際にドキュメント化の仕組み作りがされていなければ個人の知識を組織として活かせず組織力が低下してしまいます。 問題としてはまだ表出していませんが、問題が顕在化する前の今。 組織として小さく、開発も営業もバックオフィスも皆が同じフロアにいる今だからこそ。 今後の会社組織としての発展のためにドキュメント化の仕組み作りと文化形成が必要だと考えました。 ツール選定理由(Kibelaにした理由) 「ナレッジマネジメントの重要性はわかった。じゃあなんでKibelaにしたの?」という質問にこれから答えます。 それは、後述の最低限必要な要素を備えている上でKibela独自の機能が気に入ったからです。 最低限必要な要素 使いやすい 記事をエクスポートできる マークダウン記法に対応している 上記の3つがツールを導入する際に最低限必要だと考えた機能です。 1つ目は「使いやすい」ことです。 ツールへの投稿は必須ではないので、ユーザーが使いにくさを感じてしまうと投稿してもらえません。 メンバーに毎日利用してもらうためには使いやすさが1番大事です。 無料版で使ってみてデザインも洗練されていて使いやすかったのでKibelaにしました。 2つ目は「エクスポート機能がある」ことです。 導入の初期段階でメンバーが1番気にするのが他ツールにナレッジを移すことができるかどうかです。 まだ正式導入ではなく試験導入期間のため、他ツールに移せないと書き損になってしまう恐れがあります。 エクスポート機能があることで書き損にならないと説得できるのでナレッジの投稿をしてもらいやすくなります。 3つ目は「マークダウン記法に対応している」ことです。 ツール導入の際に1番味方にも敵にもなりうるのが開発者です。 彼らが普段使っているGithubなどのツールではドキュメントはマークダウン記法で書きます。 開発者を味方につけるためにもマークダウン記法に対応していることも重要だと考えました。 気に入った要素 個人的に1番気に入ったのがKibelaのBlog機能です。 Kibelaでは投稿がWikiとBlogの2種類あり、個人のノウハウなどはBlogとして投稿することができます。 Wikiだとオフィシャル感があり、投稿や編集を気軽にできない人もいます。 せっかくナレッジマネジメントツールを導入してもナレッジが投稿されないと意味がありません。 KibelaではBlogという形式があり気軽に投稿することができます。 また、ナレッジの共有への貢献が可視化されることも気に入りました。 ドキュメント化の大事さを理解してもらえても中々実践されないという悩みを持った人は多くいると思います。 個人的には、それを評価という観点から解釈すると分かりやすいと考えています。 ズバリ、ドキュメント化は労力のわりに評価されない仕事なのです。 せっせと社内Wikiにドキュメントを残している人よりも、口伝で情報を伝える人のほうが頼られて仕事ができると評価されるのはよくある光景だと思います。 KibelaではWikiやBlogを何件投稿したかを見ることができます。 良いと思った投稿にはいいね!をつけることもできます。 なのでドキュメント化への貢献が可視化され、従来は評価されづらかったドキュメント化という仕事を正しく評価することが可能になります。 これがドキュメント化のインセンティブとして働きます。 運用してみて 今週の火曜日にKibelaを導入したいと言ってその日のうちに導入したのでまだ3日しか経っていませんが、運用してみての感想です。 意外とみんな好意的 CS(カスタマーサクセス)の方など非エンジニアの方も自発的にWikiやBlogを投稿してくれています。 インターンの子も含めて3割程度の方が1件以上投稿してくれました。 ハヤシ、サポートセンター化 当たり前といえば当たり前なのですが、Kibelaについての質問が全部自分に来ます。 必死でKibelaの使い方のドキュメントを読み漁って回答しました。 それでも分からないものや要望などはKibela上から問い合わせをしました。 CEO自ら回答してもらえるなど、とても丁寧にかつ迅速に対応してもらえて大満足です。 二度手間問題 エンジニアの中にはGithubにドキュメントを残している人もいました。 そいういう人にとってはGithubとKibelaの両方に書きたくないと考えるのは当然です。 それでもKibelaに投稿してもらうことが大事だと考えて、万が一の場合は自分が書き写すからと説得してKibelaに投稿してもらいました。 もちろん懐疑的な意見も もちろん懐疑的な意見もありました。 社内で頂いた意見を抜粋して紹介します。 ドキュメントは書いはいいもののメンテナンスされずに情報が古くなってしまう たくさんドキュメントがあっても活用されない。現在Githubに残しているWikiもあまり活用されていない。 ドキュメントを探す手間で逆に効率低下する 健全な懐疑的な意見が出ることはとても良いことで頂いた意見を真摯に受け止めて今後の運用に活かしていきたいです。 これからの課題と野望 課題(これから解決していかないといけないこと) 社内で頂いた意見にもあるようにツールを導入することがゴールではありません。 ナレッジを蓄積しても「見る人」と「見ない人」がいます。 メンバーの教育も含めてドキュメント化の文化を根付かせていく必要があります。 ハヤシの野望 メンバー全員が「困ったらまずKibelaを検索する」ようにしたいです。 そのためにこれからやろうとしている施策は以下です。 日報もKibelaに投稿してもらう 現在はSlackで日報を共有しています。 ただ日報もノウハウとして共有していけると思うのでこれからは日報もKibela上で共有したいです。 また、日報をKibela上で書いてもらうことにより毎日Kibelaを開く習慣がつきます。 Kibelaで日報を投稿するとSlackに通知が行くようにして現在は有志数名がKibela上で日報を書いています。 Wikiの整備 Wikiのテンプレートやフォルダ構成を整備します。 これは、今後ナレッジが増えていった際に目的の情報を見つけやすくするための施策です。 直接攻撃 まだ投稿をしていない人、投稿が少ない人に直接依頼します。 初めの一歩が肝心で、まず1つ投稿をさせることができればそれ以降の投稿のハードルが下がります。   最後までブログを読んでいただきありがとうございました。 とりあえず2ヶ月間は無料でKibelaのStandardプランを使えるのでその間にKibelaを使い倒します。 2ヶ月間使ってみての感想などはまた別途ブログとして書きたいと思います。

カスタマーサクセス交流会を行いました!

近年注目が高まってきた「カスタマーサクセス」。 一般的に顧客に対する企業の窓口としては「カスタマーサービス」が挙げられますが、これは顧客から来た問い合わせに対し応える業務かと思います。 それに対し「カスタマーサクセス」とは、顧客の成功を実現するために能動的に働きかけ、言わば顧客に伴走していく取り組みのことを指します。特にコドモンのようなSaaSを展開している長期的にユーザーをサポートすることが求められる企業にとって、欠かせないチームになります。 近年アメリカで始まったカスタマーサクセスは、日本で知られ始めたのはごく最近のことでまだまだ幅広く浸透しているとは言い難い現状があります。 そんな中、今回はトレタさんからのお誘いを受けて、カスタマーサクセスのノウハウを交流を通じて共有するべく、トレタ、ベルフェイス、コドモンの3社が集まり、交流会を行いました!コドモンからは4名が参加させていただきました。 ▼会場のトレタさんのエントランスでパチリ 今回ご一緒した2社のご紹介をさせていただきますと。。。 ①トレタ:「食の仕事をおもしろく」をミッションに、繁盛店づくりを支える予約・顧客台帳サービス「トレタ」を提供。業界シェアNo.1、継続率99%の実績を誇る。 ②ベルフェイス:オンライン商談に特化したツール「ベルフェイス」を提供。「5秒でつながるオンラインルーム」をコンセプトに、リリース2年で700社に導入。リードタイム短縮、商談数&売り上げUPを実現する。 こんな各業界を代表する二社とまだまだカスタマーサクセスに取り組んだばかりのコドモンで、現在行なっているカスタマーサクセスの取り組み、今後の課題をお互いに発表し合い、多くを学ばさせていただきました。 また、発表会のあとはトレタさんのオシャレなカフェスペースで導入店さんから特別に提供された美味しいお肉とお酒を味わいながら、カスタマーサクセス談義に花咲く懇親会が行われました。 ベルフェイスさんからはTシャツやスマホリング、フラッグなどたくさんのノベルティをいただきました。それを発端にTシャツ交換会が起き、冒頭の集合写真の撮影のときの頃には、もはや誰がどこの会社の人だかわからない状態に(笑)。 ベルフェイスさん、トレタさん、ありがとうございました! ちなみに今回の会には、2018年6月に販売された話題作「カスタマーサクセス――サブスクリプション時代に求められる「顧客の成功」10の原則」を読んだ上で、各社参加しました!カスタマーサクセスについて学ばれる方はぜひご一読を。

てぃ先生と保育ICTについて情報交換させてもらいました!

はじめまして。コドモン運営事務局のアライと申します。 今日は、とても暑い1日でしたね。普段はお客様のサポートで社内にいることが多いので、暑さに驚きながらの外出でした。そんな外出の目的は、、、 いつも拝見してるtwitterが大人気の「てぃ先生」とICTキッズさんの企画にご招待いただきました。 保育ICTについての情報交換やコドモンの機能について、てぃ先生とお話をするという内容です。公開時期は、これから決まるとのことでしたので、楽しみにしています。 そして、最後には昨日届いたコドモンTシャツを着て記念撮影!! てぃ先生、ICTキッズのみなさん、ありがとうございました。

【第2回】営業チームとカスタマーサクセスチームがそれぞれの島になりました!

嬉しいことに6月から、現在15人いるメンバーに3名の新しい仲間が加わります。 やったーーー!!! 仲間が増えて嬉しい!という反面、あることに気がついてしまいました、、、 「新しい人が座る席がない!!!」 すでに移転準備も始まっている弊社ですが、あと1ヶ月弱はこのオフィスでお世話になります。 解決策を考えた結果、出張や外出で全員が揃うことのない営業チームをフリーアドレスにさせてもらうことになりました。 そして、次のオフィスでも使えるようにデスクを購入。 重機って意外と費用がかさむし、ベンチャーとしては痛い出費ですよね。 検索をしまくった結果、こんなテーブルに出会いました。 デザインも良いし、大きさもちょうど良い。 よく見ると脚とテーブルの間に隙間があってオシャレ度が高い!   組み立てたは良いものの。。。 金づちがなかったので手で木材を押し込んだり、 大量のダンボールと格闘しながら、 完成しました!まるでカフェの一角のような空間が出来上がりました! 営業のお二人も大満足だったようで、良かったです。 ではまた。

【フレッシュな営業パーソンにおすすめ】コドモン塾「人生に使える営業術」やります

お久しぶりです。目に入れても痛くない2人の娘がいるコドモン足立です。今回もイベントのご案内です。と言っても、来年早々1月8日(火)に行われます社内の研修をせっかくなので外部にも公開しますよという話です。 コドモンICT推進チームでは社内のナレッジ強化の目的で、コドモン塾と称した社内勉強会を不定期に開催しています。保育業界の知識共有や、ざまざまなキャリアをもつメンバー同士でそれまでの知見を共有できればと思っています。 で、私のパートとなると、やはり20年の営業経験から得たお話になったわけです。ちなみにこちら前職で同様のイベントでも一度、実施したことがあり、そこに外部聴講できていた人が内容に感激して入社してくれるなど、それなりに好評だった内容のはずです。(と自負してますが・・・) 今回はコドモンには営業志望のインターン生もいることもあり、今後、営業としてキャリアを積んで行くにあたり、知っていると知らないとでは全然違うノウハウを中心にお伝えするべくリバイスする予定です。(年末年始で頑張って・・・) 「営業」というとあくまでビジネスというイメージが強いかと思いますが、「社内営業」や「家庭内営業」なんて言葉があるように、詰まるところ対人交渉術ですので、対象相手も商売相手に限らず、家族や上司、同僚、恋人など、普段のあらゆるコミュニケーション相手に活用できたりします。実際、自分の知る限り、優秀な営業は恋愛も得意な人が多いです。 若手の営業職や営業志望の方、突然、営業に配属になっちゃったみたいな方には、基礎的でありながらも、明日からでも使える特に有効で活用頻度の高いものをお伝えできるかと思います。

クラウド会計ソフトのfreee訪問!!

昨日、クラウド会計ソフトを提供するfreeeさんにお邪魔してきました!! 実は、コドモンをご利用いただいているお客様から「freeeと連携できないの?」というご質問をいただくこともあるほど、保育・幼児教育業界にも浸透しているfreeeさん。 共に業務支援を行う企業として、今後の展開についてお話ができました。今からワクワクが止まりません。 コドモンTシャツもお持ちして、ユニフォーム交換ならぬTシャツ交換もさせていただきました(笑)

コドモンTシャツ【第2弾】完成!!

念願のコドモンTシャツ完成から1ヶ月。 新メンバーの参画や日頃お世話になっている方へお配りしたら、すぐになくなってしまったので追加発注!! 今回は、NEWカラーです。 前回と違って柔らかな印象!さらに今回は女性用シルエットのバージョンもあります。 今回も制作に協力していただいたのは、プラスワンインターナショナルさん。 ありがとうございます。

コドモンTシャツ【第1弾】完成!

念願の!?コドモンTシャツが届きました。 制作に協力していただいたのは、プラスワンインターナショナルさん。 ありがとうございます!
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